How to use a report template for Account Listing/ Journal Listing ... in Phoebus

How to use an account listing template?

You have create your account listing template, or downloaded it from somewhere. Now, how to make Phoebus read the template and generate the report ?

1. Step one : Copy the template to the correct report template folder.

You have 2 options :

•     Use template locally only in your computer -> just copy  the template to My Documents\Phoebus\ReportTemplates folder
•     Share this template , so any Phoebus user in your LAN can use it. -> Copy the template to the share folder defined in DB function. In the example below, the shared folder is \\d84w2z1s\SunSystems4\ReportTemplates\

(Click to the image to see full size)

2. Step 2 : Defined the Report Definition Code if it doesn't exist.

Open RD- Report Definition Function. Create a new template with the code is the template file name without ".template.xls"

For example . if the template file name is ALST2.Template.xls, then the Report Code will be ALST2 as the pic below

3. Run it. Now , when run account listing. the template is ready in the template list 

Phoebus Step-By-Step Tutorial

Rất nhiều người sử dụng Phoebus hỏi về hướng dẫn chi tiết để thực hiện một chức năng nào đó. Đặc biệt là những người mới sử dụng.

Rõ ràng, "Tài liệu hướng dẫn sử dụng" hiện thời không hề phù hợp với những user mới.

SPC support team sẽ từng bước đưa lên các tutorial, screenshot, video ... để giúp user bắt nhịp nhanh hơn.

Stay with us, we will come back shortly !!!

Kiểm kê kho

đăng 6 giờ trước bởi Dev Team [ đã cập nhật 15 phút trước ]

(Inventory Stock-Taking or Physical Count)

Theo định kỳ hoặc ngẫu nhiên. Doanh nghiệp phải tiến hành kiểm kê kho hàng hóa vật tư xem số dư thực tế có khớp với sổ sách hay không. Nếu có chênh lệch thì lý do chênh lệch là do đâu.

Quy trình :

1. Định nghĩa các chương trình kiểm kê (Physical Count Definition)

Thực hiện bằng chắc năng PCD- Physical Count Definition.

Khai báo

• Dạng báo cáo kiểm kê sẽ in ra. (Template)
• 2 loại nghiệp vụ điều chỉnh khi có chênh lệch giữa thực tế vào sổ sách.(Adjustment + và Adjusment -)
• Tiêu chí trích xuất hàng hóa vật tư tồn kho để in ra danh sách kiểm kê. (Extract Criteria)

(bấm vào hình để xem lớn hơn)

2. Sử dụng chương trình để in danh sách kiểm kê (Generate Counting List)

Thực hiện bằng chắc năng PCH- Generate Counting List.

Bấm nút New , chọn chương trình kiểm kê.

Điền thêm các thông số ngày bắt đầu kiểm kê, kết thúc kiểm kê và ghi chú đối với nhân viên thực hiên kiểm kê.

Bấm nút Preview để xem trước danh sách kiểm kê. Bấm nút Generate List để tạo danh sách. Danh sách tự động hiện ra trong chức năng Physical Count Inquiry

Bấm nút Report hoặc chạy lệnh XL để in ra danh sách kiểm kê theo biểu mẫu của công ty bạn. Mấu báo cáo được thiết kế từ Excel , chạy từ Phoebus

Tùy theo chính sách kiểm kê mà mẫu báo cáo có thể hiện số dư sổ sách hay không

3. Đếm thực tế (Perform Counting)

Thực hiện thủ công hoặc máy quét mã vạch, máy quét RFID.

4. Nhập dữ liệu thực tế (Physical Count Entry)

• Dữ liệu đếm thực tế phải được phê duyệt bởi các bên liên quan.
• Nhập dữ liệu chênh lệch nếu có bằng chức năng PCE- Physical Count Entry. Bạn nhập số liệu thực tế vào bảng (nút Edit) hoặc form chi tiết (nút Amend Details).
• Khi có chênh lệch sổ sách / thực tế , tùy theo loại nghiệp vụ điều chỉnh của chương trình mà bạn có thể cần nhập giá tiền, hoặc/và số TK, hoặc /và Mã TSCĐ, hoặc /và các mã phân tích M cho nghiệp vụ điều chỉnh.

5. Phê duyệt (Approval)

Khi nhập các khoản chênh lệch hoàn tất. Nhấn nút Approve để tạo các nghiệp vụ điều chỉnh, và kết thúc quá trình kiểm kê.

Phoebus và yêu cầu về tài khoản đối ứng

Nếu bạn là người sử dụng phần mềm nước ngoài tại Việt nam. Bạn sẽ gặp phải một vài yêu cầu chưa đựợc giải quyết triệt để. Một trong số đó là yêu cầu về Tài khoản đối ứng (TKĐƯ)

Thiết kế của  phần mềm nước ngoài về bản chất không hỗ trợ khái niệm TKĐƯ. Nội dung nhật ký có thể là một nợ nhiều có , một có , nhiều nợ hoặc nhiều nợ nhiều có ....

Về thực chất, yêu cầu về TKĐƯ không có ý nghĩa lớn trong các báo cáo tổng hợp. Tôi nghĩ nó chỉ có ý nghĩa trong lịch sử giúp việc đối chiếu lại các tài khoản. Khi mà công cụ cho kế toán viên là giấy , bút, bảng tính bằng gỗ hay khá hơn là máy tính Casio.

Ngày nay, có lẽ ý nghĩa quan trọng nhất của TKĐƯ là trong báo cáo lưu chuyển tiền tệ trực tiếp.

Phoebus giải quyết vấn đề trên bằng cách sử dụng một mã phân tích T còn trống để lưu TKĐƯ. 

Vấn đề ở chỗ nhập liệu (JE/JI). Phoebus tự động điền các tài khoản đối ứng cho bạn vào T code. 

Hơn nữa khi hệ thống của bạn đã vận hành, và bây giờ bạn mới bắt đầu nghĩ tới TKĐƯ. Nhập lại Mã phân tích T cho tất cả nghiệp vụ hầu như là Mission Imposible.

Đừng lo, Phoebus có thể giúp bạn đoán và điền TKĐƯ vào dữ liệu cũ.

Bắt đầu nhé,

1. Nói cho Phoebus biết T code nào là ô chứa TKĐƯ. Chạy lệnh JCA ở Action box. (chức năng JCA ẩn và bạn không thể thấy trên function tree)

Bạn chọn 1 trong dãy T0-T9 để chứa TKĐƯ. Bạn có thể chon T code ngay cả khi nó chưa được định nghĩa trong ND.

Khi bấm OK hệ thống sẽ cảnh báo nếu T code bạn chon đã được sử dụng, thì dữ liệu cũ của nó sẽ bị xoa , nhường chỗ cho TKĐƯ.

Lệnh Run - Scan toàn bộ dữ liệu và điền TKĐƯ vào T code bạn chọn.

2. Bây giờ hệ thống TKĐƯ đã sẵn sàng, mỗi khi bạn nhập liệu, Phoebus sẽ điền TKĐƯ hộ cho bạn vào T code, ngay cá khi bạn không thể hiện T code đó lên form nhập liệu.