Tìm kiếm Blog này

Thứ Bảy, 27 tháng 2, 2010

Viết báo cáo với Excel và Phoebus Report Designer. (bài 3)



Video hướng dẫn bạn từng bước thiết kế báo cáo danh sách TSCĐ, nhóm theo vị trí sử dụng.

Bạn có thể nhóm theo nhiều cấp, không giới hạn group level.

Hãy xem chế độ toàn màn hình


Tệp đính kèm (3)

Thứ Ba, 23 tháng 2, 2010

Viết báo cáo trong Phoebus với Excel. (bài 2)


(Nguồn : http://www.spc-technology.com/download/thong-bao/vietbaocaotrongphoebusvoiexcelbai2)
Trong bài 1, ta đã biết về report template, 3 quy tắc để viết report template, cách chạy báo cáo, lệnh XL để đổ ra Excel.
Trong bài 2 ta dùng Query Designer để tạo nguồn dữ liệu. Sau đó dùng Report Designer để thiết kế template.

Mục tiêu là viết báo cáo trích xuất danh mục Tài sản cố định. Khi chạy bạn sẽ chọn những mã tài sản mà bạn muốn có trong báo cáo. (Report Parameter)

Bạn nên xem thêm về  Query Designer ở đâyVideo hướng dẫn sẽ giúp bạn nắm bắt nhanh hơn. 

Bước 1 - Tạo nguồn dữ liệu bằng QD- Query Designer:

        Chọn chức năng QD như hình dưới. Bấm New để tạo một truy vấn mới có mã ASSET. Nguồn dữ liệu là AR.
(Bấm vào hình để xem kích thước lớn hơn)
Ở Tab Query Designer. 
  • Kéo và thả các mục dữ liệu Asset Code, Name, Status, B/S Depn Account, Gross, Net ... từ Selection List sang Output Items.
  • Kéo và thả mục dữ liệu Asset Code từ Selection List sang Filters. (Filters là tham số cho phép bạn lựa chọn điều kiện lọc để dữ liệu xuất hiện trên báo cáo)
  • Bấm OK để hoàn tất.
  • Bấm nút Report để xem kết quả.

Bước 2 - Thiết kế mẫu báo cáo với Report Designer

 Để thiết kế báo cáo. Bấm nút Design phía trên bên phải. Phoebus sẽ mở cửa sổ Report Designer và mở Template cho bạn sửa

    • Kéo và thả các mục dữ liệu từ DataSource bên của sổ Report Designer sang DataBand của template (dòng 4). Tag dữ liệu của nguồn ASSET phải nằm trong Databand __ASSET__X
    • Bạn có thể kéo các Tag khác để thiết kế định dạng cho báo cáo. 
    • Kết quả Template sau khi sửa như hình dưới : 





Tệp đính kèm (1)

Viết báo cáo trong Phoebus với Excel. (bài 1)


Nguồn : http://www.spc-technology.com/download/thong-bao/vietbaocaotrongphoebusvoiexcelbai1


Để làm quen với cách viết báo cáo trong Excel. Hãy xem ví dụ đơn giản nhất : Viết báo cáo liệt kê toàn bộ các Tài khoản kế toán.

Phoebus Reporting


Để có được báo cáo bạn cần 2 thứ :
  1. Nguồn dữ liệu.
  2. Mẫu báo cáo (Report Template)
Phoebus cung cấp dữ liệu. Và bạn thiết kế mẫu báo cáo (Report Template) để trình bày dữ liệu theo ý của bạn. 

Trước khi bắt đầu, hãy biết rằng có cách khác để  in báo cáo tương tự từ bảng tìm kiếm TK bằng cách bấm chuột phải lên bảng , và chon lệnh Print. (Xem bài Đọc báo cáo Phoebus bằng Excel )

Tuy nhiên cách trên không cho phép bạn can thiệp gì nhiều về hình thức trình bày, bạn cũng không thể mở rộng số liệu báo cáo theo ý mình. Ví dụ bạn không thể thêm cột thể hiện số dư từng tài khoản ngay trên báo cáo.

Trước khi bắt đầu. Cần phải giải thích sơ qua về cách hoạt động của Phoebus Reporting.

Để có được báo cáo bạn cần 2 thứ :
  1. Nguồn dữ liệu.
  2. Mẫu báo cáo (Report Template)
Phoebus cung cấp dữ liệu. Và bạn thiết kế mẫu báo cáo (Report Template) để trình bày dữ liệu theo ý của bạn.  

Tất cả các mẫu báo cáo của bạn luôn luôn được lưu tại folder \My Documents\Phoebus\ReportTemplates 

Phoebus có thể được thiết lập để bạn dùng chung các mẫu báo cáo với những user khác mà không cần copy đi copy lại mẫu báo cáo từ user này qua user khác. Ta sẽ trở lại vấn đề này sau.

Nếu bạn chưa có report template nào thì sao ? Đừng lo, Phoebus sẽ tạo cho bạn 1 cái làm mẫu ngay khi bạn chạy báo cáo. 

Bước 1 : Xem nguồn dữ liệu và report template. Chạy thử báo cáo.

        Chạy chức năng CA - Chart of Accounts
(1)
(bấm vào hình để xem rõ hơn)

        Gõ lênh XL vào Action Box (2). Bấm Enter. Phoebus khởi động Excel và mở file báo cáo như hình dưới :
(2)



Hãy nhìn tên file báo cáo : PBS.BO.LA.CA.xls
        Tên file template sẽ là : \My Documents\Phoebus\ReportTemplates\PBS.BO.LA.CA.template.xls

        Thiết kế báo cáo trong Phoebus có nghĩa là mở file report template ra và sửa lại theo ý bạn.

        Bạn thấy, nguồn dữ liệu chính là hệ thống TK, được gọi ra bằng lệnh XL từ chức năng Chart of Accounts. 
        Bạn có thể dùng lệnh XL với bất kỳ mẩu tin tham chiếu nào. Có nghĩa là bạn có thể trích xuất bất kỳ thông tin tham chiếu nào mà bạn nhập vào Phoebus. 
        Hãy thử với NA- Name and Address, BK - Bank Details, AR- Fixed Assets, IR - Inventory Item Code thử xem. 

Bước 2 : Giải thích về report template

        Hãy mở report template ra. Dòng 1 - Tên báo cáo. Dòng 3 - tiêu đề cột. Dòng 4 - vùng dữ liệu được đổ ra Excel. Hãy nhìn cả 2 file kết quả và template để thấy sự liên quan.

        Có 3 quy tắc chính để viết template
  1. Định nghĩa Vùng dữ liệu (Data Bank). Bạn thấy báo cáo này có 1 data bank duy nhất mang tên __CAInfo__X chính là ô A4. Data Bank phải mang tên nguồn dữ liệu. Nguồn dữ liệu trong ví dụ là CAInfo. Các cột dữ liệu của CAInfo là AccntCodeCode, LookUp , AccntName ...(xem hình (2)). 
  2. Thẻ dữ liệu (TAG) - đảm nhận việc lấy dữ liệu từ nguồn và trình bày trên báo cáo. <#CAInfo.*> là một TAG hợp lệ. TAG gồm 2 phần cách nhau bởi dấu chấm (.). Phần trước dấu chấm là tên nguốn dữ liệu, phần sau là tên cột dữ liệu. <#CAInfo.AccntCode>,<#CAInfo.AccntName>,<#CAInfo.LookUp> là những TAG hợp lệ.
  3. TAG của nguồn nào phải nằm trong Data Bank mang tên nguồn đó. 
        (3)

Bước 3 : Sửa report template theo ý bạn.

Bạn hãy sửa report template tùy ý, miễn sao tuân theo 3 nguyên tắc ở bước 2.
Tôi sửa lại format tiêu đề. và đặt 3 TAG vào Data Bank, thêm logo và setup trang in trong Excel. Kết quả như sau:
Bạn có thể download tệp đình kèm bên dưới về xem thử.
Sau khi Save Template. Chạy lại báo cáo với lệnh XL. Nếu bạn muốn xem luôn trong Phoebus Print Preview. Chọn lệnh R - Report thay vì XL .

Kết quả như sau :


Bạn cũng có thể download file xls kết quả bên dưới .

Tệp đính kèm (2)

Thứ Hai, 22 tháng 2, 2010

Đọc báo cáo Phoebus bằng Excel.

Nguồn (http://www.spc-technology.com/download/thong-bao/dhocbaocaophoebusbangexcel)
Phoebus có thể trích xuất dữ liệu ra Excel dễ dàng.

Mỗi khi bạn thấy dữ liệu Phoebus được trình bày ở dạng bảng, bạn đều có thể lưu dữ liệu trên bảng ra một tệp ngoài rồi mở tệp ấy bằng Excel, Work, hoặc Web Browser.

Ví dụ sau hướng dẫn bạn từng bước trích xuất toàn bộ nghiệp vụ liên quan tới 1 tài khoản bạn chọn ra bảng Excel

Bước 1 - Chạy chức năng AQ - Account Inquiry. như hình dưới:

(Bấm vào hình để xem ở kích thước thật)

Nếu danh sách các tài khoản chua hiện ra để bạn chọn, hãy bấm vào nút tìm kiếm phía trên bên phải (nút có hình ). 

Chọn Tài khoản bạn cần xem từ danh sách. Bấm OK để đóng cửa sổ lựa chọn lại.


Toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến tài khoản 485201 bạn chọn sẽ hiện ra trong bảng truy vấn:


Bước 2 - Xuất những nghiệp vụ bạn thấy ra Tệp ngoài. Mở tệp ngoài để xem kết quả.

Bấm nút Print ở góc trên bên phải bảng nghiệp vụ  . Nếu bạn không thấy nút Print. Hãy bấm chuột phải lên bảng nghiệp vụ. Chọn lệnh Print từ menu



Chọn vị trí để lưu tệp ngoài. Nhập tên tệp (ví dụ TK 485201) như hình dưới


Bấm nút Save. Phoebus sẽ tự mở tệp bạn vừa lưu như hình dưới : 



Bước 3 - Nhưng còn Excel thì sao ?

Bạn có thể thấy tệp TK845210.htm  bạn lưu ra ngoài được lưu với định dạng *.htm. Bạn có thể dùng Excel để mở nó ra dễ dàng.
Để Phoebus tự động dùng EXCEL mở tệp báo cáo TK845210.htm thay vì dùng Browser bạn hãy thiết lập như sau:
Chọn menu Settings/Parameters.
Chỉ đường dẫn đến thư mục chứa file excel.exe. Bạn có thể bấm nút (1) bên phải để tìm kiếm. Sau khi hoàn tất. bấm OK.


Bạn không nhất thiết phải dùng Excel hoặc Browser mà có thể dùng bất kỳ ứng dụng nào hiểu được định dạng htm để mở báo cáo, Open Office chẳng hạn.

Sau khi bấm OK để hoàn tất. Phoebus sẽ dùng Excel mở báo cáo cho bạn mỗi khi nó ghi báo cáo ra tệp ngoài.

Stay tuned, have fun with Phoebus !!!!

Thứ Tư, 3 tháng 2, 2010

Digital Signature

Chữ ký số

(Digital Certificate)

Phoebus hỗ trợ đầy đủ tính năng của chữ ký số theo tiêu chuẩn X.509 Certificate cho các mẫu biểu, chứng từ, báo cáo được in ra.  Bạn chỉ cần có một chứng thực số là có thể sử dụng cho các hợp đồng ,đơn hàng, hóa đơn ...với đầy đủ tính pháp lý được pháp luật công nhận.
 
Certificate Authority (CA) – Là thuật ngữ chỉ nhà cung cấp các chứng chỉ bảo mật. Có một số nhà cung cấp certificate tên tuổi được cài đặt sẵn trong các hệ thống Windows như Verisign, Thawte, GTE, CAcert ...

X.509 Certificate – Là chứng chỉ điện tử được tạo bởi một cơ quan chuyên cấp chứng chỉ điện tử, gọi là Certificate Authority (CA).
 
Ở Việt nam, Sự kiện Tập đoàn BCVT Việt Nam (VNPT) được phép cung cấp dịch vụ chứng thực số ngày 15/9/2009 có ý nghĩa rất quan trọng và là cơ sở nền tảng cho các hoạt động, giao dịch thông qua môi trường mạng.

  
Theo wikipedia Chữ ký số cho phép :

Khả năng xác định nguồn gốc

Các hệ thống mật mã hóa khóa công khai cho phép mật mã hóa văn bản với khóa bí mật mà chỉ có người chủ của khóa biết. Để sử dụng chữ ký số thì văn bản cần phải được mã hóa hàm băm(thường có độ dài cố định và ngắn hơn văn bản) sau đó dùng khóa bí mật của người chủ khóa để mã hóa, khi đó ta được chữ ký số. Khi cần kiểm tra, bên nhận giải mã (với khóa công khai) để lấy lại hàm băm và kiểm tra với hàm băm của văn bản nhận được. Nếu 2 giá trị này khớp nhau thì bên nhận có thể tin tưởng rằng văn bản xuất phát từ người sở hữu khóa bí mật.

Tính toàn vẹn

Cả hai bên tham gia vào quá trình thông tin đều có thể tin tưởng là văn bản không bị sửa đổi trong khi truyền vì nếu văn bản bị thay đổi thì hàm băm cũng sẽ thay đổi và lập tức bị phát hiện. 

Tính không thể phủ nhận

Trong giao dịch, một bên có thể từ chối nhận một văn bản nào đó là do mình gửi. Để ngăn ngừa khả năng này, bên nhận có thể yêu cầu bên gửi phải gửi kèm chữ ký số với văn bản. Khi có tranh chấp, bên nhận sẽ dùng chữ ký này như một chứng cứ để bên thứ ba giải quyết. Tuy nhiên, khóa bí mật vẫn có thể bị lộ và tính không thể phủ nhận cũng không thể đạt được hoàn toàn.

(trích Wikipedia)

 


 

3 bước để ký một tài liệu bằng chữ ký số từ Phoebus :

 
 
2. Print Preview tài liệu cần ký
 
 
3. Bấm nút Chữ ký số . Chọn file chứng thực mua ở bước 1
 
Nhập mật khẩu để ký
 
 
Bấm OK để tạo tệp pdf đã được ký. Khi mở tài liệu bằng Acrobat Reader v7 trở lên, bạn có thể thấy tài liệu được chứng thực bởi bên thữ 3 - nhà cung cấp chứng thực số của bạn.