Nguồn :
http://www.spc-technology.com/download/thong-bao/huongdantaodonmuahangpobanghinh
Nhập Purchase Order/Service Order (PO/SO) là bước đầu tiên trong quy trình xử lý đơn hàng. (bước 1)
PO/SO được mở bởi bộ phận sử dụng hoặc bộ phận thu mua.
Sau khi mở PO được phê duyệt (approve) và phát hành (issue) gửi cho nhà cung cấp.
Khi đã phát hành, PO chỉ có thể sửa một vài thông tin như địa chỉ giao hàng, ghi chú, thời hạn giao hàng .... các thông tin đến đơn giá, mặt hàng, số lượng sẽ không thể thay đổi.
(nếu bạn dùng tiếng Việt - các mục menu/ màn hình nhập liệu sẽ được dịch qua tiếng Việt)
Bước 1 : Chạy chức năng POE - Purchase Order
Bước 2 - Nhập tiêu đề PO (Header)
Tiêu đề chứa thông tin chung cho PO như nhà cung cấp , thời gian , địa chỉ giao hàng , các mã phân tích ...
Bấm nút New, một cửa sổ các loại PO hiện ra để bạn chọn. Mỗi loại PO/SO được thiết lập riêng để có những cách tính toán, giao diện sổ cái và thông tin phân tích khác nhau. Ví dụ PO sẽ yêu cầu bạn nhập mã hàng hóa vật tư, trong khi SO chỉ yêu cầu gõ vào diễn giải dịch vụ. PO ghi nợ tk kho. SO ghi nợ chi phí ....
Danh mục các loại PO/SO và cách xử lý được tạo bởi quản trị hệ thống. Nếu bạn muốn thêm loại PO/ SO mới , hãy liên hệ người quản trị Phoebus.
Chọn loại nghiệp vụ bạn muốn thực hiện và bấm OK. Bạn quay lại màn hình nhập PO
PO# = Auto có nghĩa là hệ thống sẽ tự tạo số PO kế tiếp khi bạn lưu PO. Nếu PO được thiết lập để bạn nhập số PO thủ công. Ô nhập liệu này sẽ sáng lên để bạn nhập số PO vào.
Order Date = ngày mở PO/SO
Second Reference = bạn có thể nhập số PR - Purchase Requisition hoặc Quotation No vào đây.
Supplier Code : bạn bắt buộc phải nhập mã nhà cung cấp hợp lệ (NCC) vào ô này. Nếu mã không hợp lệ , bạn sẽ thấy hình dấu chấm than đỏ bên cạnh. PO sẽ không thể lưu nếu có dấu chấm than đỏ trên một hoặc vài ô nhập liệu.
Analysis Code : Các mã phân tích tùy biến để ghi thông tin phân tích cho PO. Bạn có thể bấm vào hình kính lúp nhỏ bên cạnh hoặc bấm F5 để chọn mã từ danh mục.
Bấm nút OK - PO được lưu , PO# tự động sẽ được gán số hệ thống kế tiếp.
Bước 3 - Nhập chi tiết đơn hàng
Chi tiết đơn hàng chứa thông tin về các mặt hàng/ dịch vụ ta muốn mua
- Bấm nút Items bên dưới để thấy chi tiết đơn hàng của bạn.
- Đơn hàng của bạn hiện chưa có mặt hàng nào.
- Bấm nút Edit để sửa đơn hàng - thêm vào các dòng chi tiết .
Chú ý : Nút New không dùng để tạo chi tiết PO/SO , mà dùng để mở PO /SO mới. Đơn hàng bây giờ ở chế độ sửa chữa . các nút Insert - Edit -Delete sáng lên bên dưới.
Bấm nút Insert để thêm vào một dòng mới
Khi bấm nút Insert cửa sổ chi tiết hiện ra
- Chọn Item Code từ danh sách. Tùy theo thiết lập Item code mà các ô công thức tính sẽ cập nhật giá trị tương ứng với Item code bạn chọn
- Location : Mã hiệu kho hàng mạn muốn nhập kho khi mua Item code. Thường thì công ty bạn sẽ quy định 1 kho riêng cho các mục hàng mua về. Sau khi kiểm tra chất lượng dảm bảo. Hàng sẽ đựoc chuyển từ kho thu mua sang kho thực tế.
- Purchase Quantity : Số lượng đăt mua
- Unit : đơn vị đặt mua. Sau khi nhập số lượng mua và đơn vị mua. Stock Quantity sẽ được tính toán theo đơn vị chuyển đổi. Ví dụ bạn quy định đơn vị mua là BOX12 - mỗi hộp có 12 cái. Đơn vị lưu kho là cái. Vậy khi bạn mua 1 hộp . bạn sẽ nhập PurchQty = 1. Unit = BOX12 => Hệ thống tính ra StockQty = 12.
- Khi bạn thay đổi số lượng. Các ô công thức tính toán bên dưới cũng được tính toán lại theo cho đúng.
- Các ô công thức bên dưới có thể cho phép bạn sửa đổi hoặc không. Nếu cho phép , bạn sẽ thấy ô đó sáng lên. Ví dụ ô tỷ giá và Tax rate. cho phép bạn nhập tỷ giá tại thời điểm nhập đơn hàng.
- Nếu ô công thức mờ đi. Bạn không thể sửa kết quả.
- Người quản trị hệ thống có thể quy định thứ tự tính toán, qui định mã công thức nào được sửa , mã nào không. Nếu thứ tự tính toán cần thay đổi, thêm bớt. hãy liên hệ người quản trị hệ thống.
Sau khi hoàn tất. bấm OK hoặc F7 đề đóng cửa sổ này lại.
Chú ý : Nếu có 1 ô nhập liệu vẫn còn dấu than màu đỏ bên cạnh , thì dòng chi tiết chưa hợp lệ và bạn không thể lưu PO nay được. Hãy đảm bảo các ô nhập liệu đều đúng, và không có ô màu đỏ nào trên form nhập liệu.
Sau khi nhập xong . kế quả có thể giống như sau :
Sau khi cửa sổ đóng lại. Bạn quay về form nhập chi tiết đơn hàng. Bạn sẽ thấy 1 dòng chi tiết vừa được thêm vào
Bạn lặp lại bước 3 để thêm các dòng chi tiết khác. cho đến khi đơn hàng hoàn tất.
Khi hoàn tất bấm OK đê lưu đơn hàng.
Bước 4 - Nhập thông tin bổ sung
Đơn hàng cho phép bạn nhập các diễn giải bổ sung, dùng để thể hiện các thông tin thêm khi in PO/SO.
Diễn giải và số lượng các thông tin bổ sung đựoc người quản trị hệ thống thiết lapạ. Nếu bạn muốn có thêm ô nhập liệu. Hãy liên hệ quản trị hệ thống.
Bạn bấm vào nút Extended Information đẻ nhập các thông tin bổ sung
Trong ví dụ này bạn có thêm các ô nhập liệu để ghi địa chỉ xuất hóa đơn và điều kiện giao hàng cùng hãng vận tải.
Bấm nút Edit trên action bar để đưa PO vào chế độ Edit. Thêm vào các thông tin bạn muốn. rồi bấm OK để hoàn tất.
Bước 5 - In PO
Bấm nút Print trên Action bar. Hiện ra danh sách các Format . Hãy chọn một format để in ra PO của bạn. Người quản trị hệ thống có thể thiết kế format tùy theo yêu cầu của bạn. Nếu bạn muốn thay đổi format. Hãy liên hệ với người quản trị.
Bạn có thể xem Cách nhập PO bằng Video dưới đây. Hãy bấm vào Video để xem toàn màn hình và chọn độ phân giải HD để thấy rõ hơn.
