Hướng dẫn sử dụng phân hệ quản trị bán BĐS

Nguồn : http://www.spc-technology.com/download/thong-bao/huongdansudungphanhequantribanbdhs
Phân hệ quản trị bán BĐS bao gồm các nhóm chức năng:

1. Theo dõi danh mục BĐS (Property). Nhóm chức năng này phục vụ cho bộ phận bán hàng. Cung cấp các thông tin đầy đủ và có hệ thống cho tất cả các BĐS.
2. Khi khách hàng ký hợp đồng, nhóm chức năng Hợp đồng (Contracts) giúp theo dõi tình trạng hợp đồng. Tạo kế hoạch thu tiền theo từng đợt thanh toán. 
3. Các nghiệp vụ thu tiền, đặt cọc, điều chỉnh ... thuộc nhóm chức năng Nghiệp vụ (Transactions) giúp bộ phân kế toán quỹ nhập các nghiệp vụ thanh toán liên quan và in, xuất hóa đơn cho khách hàng.
4. Ghi sổ cái kế toán - tự động hoạch toán các nghiệp vụ thu tiền và hóa đơn sang phân hệ kế toán sổ cái.
5. Nhóm chức năng Truy vấn và báo cáo (Inquiry-Report) giúp trích xuất dữ liệu, thiết kế báo cáo, chạy báo cáo theo yêu cầu quản trị.

Theo dõi danh mục BĐS

Danh sách BĐS (Property List)

Danh sách BĐS liệt kê tất cả các BĐS có trong hệ thống. Đây là các nhanh nhất để tìm kiếm một BĐS. 

Bạn có thể sử dụng chức năng filter để lọc ra các BĐS thỏa mãn điều kiện bạn muốn.

Bạn có thể nhóm theo tiêu chí tùy ý để có danh mục phân loại theo từng nhóm như hình dưới.

Để biết thêm về các thao tác với bảng dữ liệu, hãy đọc thêm bài viết Hướng dẫn thao tác với bảng dữ liệu trong Phoebus 

Nút View cho phép bạn mở BĐS ở dòng hiện thời dưới dạng form nhập liệu. Với form nhập liệu bạn có thể thay dổi nội dung liên quan tới BĐS.

Nút Report cho phép bạn in ra các BĐS mà bạn chọn. Để chọn nhiều BĐS - double click lên bảng dữ liệu. Cột lựa chọn sẽ hiện ra ở bên trái. Tic vào từng BĐS để chọn. Khi bạn in, bạn sẽ chọn 1 trong những format có sẵn. Nếu bạn cần một format mà hệ thống chưa có, hãy liên hệ người quản trị Phoebus để thêm vào mẫu mới.

Nút Google Maps mở trình duyệt và thể hiện vị trí BĐS trên bản đồ Google Maps. Nếu bạn điền thông tin về kinh độ/vĩ độ bản đồ sẽ thể hiện vị trí chính xác, bằng không, nó sẽ tìm gần đúng theo địa chỉ của BĐS.

Nút Property Event mở form nhập liệu các sự kiện liên quan tới BĐS

Nút Transactions liệt kê tất cả các nghiệp vụ kế toán quỹ liên quan tới BĐS bạn đang chọn.

Form chi tiết BĐS

Thao tác với form chi tiết BĐS giống như các mẩu tin tham chiếu khác trong Phoebus. Bạn dung Action Bar hoặc nhập các lênh tắt váo Action Box để thêm mới, sửa , xóa, sao chép một mẩu tin BĐS.

Thông tin chi tiết về BĐS đợc phân thành nhiều nhóm:

• Nhóm General - các thông tin chung về BĐS và Agent liên quan - người bán BĐS
• Nhóm Details - Địa chỉ BĐS, kèm thông tin về chủ sử hữu, luật sư bên chủ sở hữu và mã hiệu người mua.
• Nhóm Analyis - 10 mã phân tích tùy biến cho BĐS (Mã phân tích O). Bạn có thể dùng các mã phân tích này để tạo các báo cáo phân tích mức độ chi tiết hơn.
• Nhóm Description - Diễn giải , mô tả chung về BĐS, thường dùng để ghi nội dung in trên brochure hoặc thông tin giớ thiệu BĐS trên trang web.
• Nhóm Features - Các trang bị, các dịch vụ kèm theo, và các điểm nổi bật của BĐS. 
• Nhóm Rooms - mô tả các phòng của BĐS. 
• Nhóm Events - các sự kiện liên quan tới BĐS.
• Nhóm Sales - Các thông tin về hợp đồng, giá bán, hình thức thanh toán. Thông tin nhóm này chủ yếu được điền vào khi khách hàng đã sẵn sàng ký hơp đồng. Người lập hợp đồng có thể sử dụng các thông tin này để ónạ hợp đồng mua bán/ hoặc hợp đồng cho thuê.
• Nhóm Images - các hình ảnh của BĐS. Bạn kéo và thả hình ảnh của BĐS và tab này.

Các sự kiện liên quan

Ghi lại các sự kiện là cách tốt nhất để theo dõi quá trình bán hàng và nội dung trao đổi, mức giá, điều khoản với khách hàng. 

Để tạo sự kiện mới bạn bấm vào nút New - chọn loại sự kiện. và viết mô tả cho sự kiện đó.

Các loại phòng

Các căn hộ trong tòa nhà cao tầng có các phòng giống nhau. Với danh sách các loại phòng được định nghĩa trước cùng với hình ảnh. Việc thêm thông tin cho các căn hộ và cho khách hàng xem hình vẽ sơ đồ các phòng là việc đơn giản.

Hợp đồng

Danh sách các HĐ

Giống như danh sách các BĐS. Danh sách các HĐ là cách nhanh nhất để tìm kiếm, sửa đổi, và in  hợp đồng

Hợp đồng có 4 trang thái - Đang soạn thảo, đã giải phóng,  đã phát hành, và hủy bỏ

Tùy theo thẩm quyền mà bạn có thể giải phóng hoặc phát hành hợp đồng. Sau khi phát hành. Hợp đồng coi như đã ký và không thể sửa đổi các nội dung về 

• Khách hàng
• Số tiền
• Thời hạn thanh toán
• Mã BĐS
• Đơn vị tiền tệ

Sau khi phát hành, nhân viên kế toán mới có thể tạo các bút toán phải thu cho hợp đồng. 

Preview Payment - xem kế hoạch thanh toán. Điều khoản thanh toán trong hợp đồng quyết định kế hoạch thanh toán.

Payment Plan - tạo các bút toán phải thu trên sổ công nợ. Chỉ các hợp đồng ở trạng thái Issue và chưa có nghiệp vụ phải thu mới có thể thực hiện chức năng này.

Điều khoản thanh toán

Điều khỏan thanh toán mô tả việc thanh toán sẽ thực hiện trong bao nhiêu đợt, ngày đến hạn của từng đợt.

Nếu bán BĐS, điều khoản thanh toán thường theo tiến độ thi công.

Nếu cho thuê, điều khỏan thanh toán thường phát sinh vào cuối tháng hoặc quý hoặc năm.

Để thiết lập một điều khoản thanh toán, ta khai báo mã hiệu điều khoản thanh toán với chức năng Payment Terms Definition

Sau đó khai báo từng đợt thanh toán với chức năng Payment Terms Installments

Đối với mỗi đợt thanh toán ta có thể chỉ định ngày tới hạn là cố định (theo tiến độ xây dựng), hoặc theo số lượng ngày, hoặc tháng kể từ ngày ký HĐ ( áp dụng với BĐS mua đi bán lại, hoặc cho thuê)

Period - kỳ ghi nhận nghiệp vụ phải thu. Ta có thể xác định theo ngày tới hạn hoặc tính dựa theo ký khi ký HĐ. 

Rouding Due Date - nếu ngày tới hạn rơi vào thứ 7- chủ nhật ta có thể quy đinh sẽ dịch chuyển trễ hơn tới đầu tuần sau, hoặc sớm hơn vào ngày thứ 6 ngay trước đó.

Ta cũng có thể ấn định ngày tới hạn phải luôn rơi vào ngày cuối tháng hoặc cuối tuần

Preset Analysis Code - ấn định trước mã phân tích cho nghiệp vụ phải thu.

Khi ngày tới hạn của một đợt thanh toán nào đó thay đổi (ví dụ tiến độ xây dựng thay đổi) ta có thể cập nhật lại ngày tới hạn cho tất cả các nghiệp vụ phải thu liên quan bằng nút Adjust Due Date. Chú ý rằng chỉ các nghiệp vụ chưa phân bổ mới có thể điều chỉnh ngày tới hạn.

Tương tự, ta có thể diều chỉnh tỷ giá n.vụ phải thu cho từng đợt thanh toán.  Chú ý rằng chỉ các nghiệp vụ chưa phân bổ mới có thể điều chỉnh tỷ giá.

Nghiệp vụ kế toán quỹ

Có các loại nghiệp vụ chính :

• Đặt cọc - DPS -Cash Deposit
• Thu tiền - CRJ - Cash Received Journal
• Phải thu - ARJ -  Receivable Journal
• Khác - GJ - General Journal

Nghiệp vụ đặt cọc được thực hiện bằng chức năng Journal Entry (RE)

Nghiệp vụ phải thu được tạo ra tự động từ hợp đồng với chức năng Payment Plan

Nghiệp vụ thu tiến có thể thực hiện bằng 2 cách - 

• Dùng chức năng Journal Entry (RE)
• Dùng nút Collect khi truy vấn nghiệp vụ

Các nghiệp vụ khác được thực hiện bằng chức năng Journal Entry (RE)

Journal Line (Dòng nhật ký)  : Tự động tăng cho mỗi dòng nhật ký được nhập vào, mỗi nhật ký có tối đa 99,999 dòng chit tiết.

Transaction Reference (Số chứng từ):  

Nhập số phiếu thu/ số phiếu đặt cọc.

Period (Kỳ hạch toán) :  

Kỳ hoạch toán thể hiện nghiệp vụ sẽ được ghi nhận vào kỳ kế toán nào. 

Thường bạn sẽ nhập C- Curent Period để nhập kỳ hiện tại vào hộp này.

Transaction Date (Ngày nghiệp vụ):  

Ngày thực hiện nhật ký hoặc ngày trên chứng từ. Chọn T- today để nhập ngày hiện tại.

Decription (Diễn giải)Mặc nhiên diễn giải sẽ là tên loại nhật ký , bạn có thể thay đổi diễn giải cho từng dòng nhật ký.

Other Amount (số tiền nghiệp vụ):  

Số tiền nghiệp vụ thể hiện số tiền thực tế trên chứng từ. Số tiền nghiệp vụ được tính theo mã chuyển đổi (conversion code USD EUR …). Khi nhập số tiền nghiệp vụ, hệ thống tính ra số tiền bản tệ hạch toán theo bảng tỷ giá.

Amount (bản tệ):  

Số tiền bản tề thể hiện giá trị hạch toán và sẽ thể hiện lên bảng cân đối tài sản hoặc kết quả kinh doanh.

Debit/Credit :  

Debit – nợ/ Credit - có. Nhận tiền chi có. Phải thu , ghi nợ.

Khi bạn hoàn tất nhật ký. Lưu nhật ký bằng nút Post./ PostRough/ Hold

. 

Sau khi lưu sổ, dòng trạng thái hiện thông báo về số nhật ký được lưu. Bạn có thể truy vấn số nhật ký này với chức năng Journal Inquiry.

Bạn có thể xem nội dung nhật ký bất kỳ lúc nào bằng lệnh V- View :

Ngay khi bạn ghi sổ (Post/Post rough) Phoebus sẽ đề nghị bạn chọn form in để in ra phiếu thu/ phiếu đặt cọc tương ứng. 

Hạch toán vào sổ cái kế toán.(Posting to Accounting System)

Chức năng này tự động hạch toán vào sổ cái kế toán các nhật ký dựa trên thông tin về : 

• Hóa đơn nội bộ Proforma
• Hóa đơn đỏ
• Phiếu thu tiền và Phiếu đặt cọc

Dùng chức năng giao diện sổ cái (LI- Ledger Interface),  người quản trị Phoebus sẽ cài đặt nội dung, cách thức hạch toán cho từng loại nghiệp vụ.

Nếu nội dung hạch toán không đúng ý bạn, hãy liên hệ người quản trị Phoebus.

Trong ví dụ dưới đây ta sẽ xem cách khởi tạo bút toán sổ cái từ các hóa đơn bán hàng (hóa đơn đỏ)

Chọn chức năng Create Sales Invoice Journal (RE) từ cây chức năng.

Phoebus liệt kê toàn bộ các hóa đơn chưa hạch toán. Bạn dùng cột lựa chọn bên trái tic vào những hóa đơn mà bạn muốn hạch toán

Sau đó bấm nút Preview để xem nội dung hạch toán có đúng không.

Nếu bạn muốn ghi sổ (Hold/Post/Post Rough), hãy bấm nút tương ứng trên thanh công cụ. Phoebus sẽ hiện một lần nữa nội dung nhật ký đề nghị bạn xác nhận. Nếu bạn bấm nút OK xác nhận. Nhật ký sổ cái sẽ được ghi sổ.

Truy vấn và báo cáo

Truy vấn nhật ký (Journal Inquỉy) và in nhật ký (Journal Listing)

Chức năng này là cách nhanh nhật tìm nghiệp vụ theo sổ nhật ký. Chạy Journal Inquiry, chọn nhật ký cần xem từ danh sách, bấm OK. Phoebus hiển thị nhật khí cần xem ngay lập tức.

 Journal Inquiry cho phép bạn:

• in nhật ký đang xem hoặc trích xuất sang Excel theo định dạng của bạn.
• Tách dòng nhật ký thành 2 phần
• Sửa các thông tin về diễn giải, mã phân tích
• Tải xuất ra phoebus xml. và dùng như tệp import tạo nhật ký mới
• Nếu nhật ký ghi nháp. Bạn có thể mở ra và sửa lại.
• Nếu nhật ký không thể sửa lại. Bạn có thể gi bút toán đảo.

Bạn có thể bấm chuột phải, để hiện menu ngữ cảnh. Mục Drill trong menu ngữ cảnh giúp truy cập tức thời tới truy vấn theo 

• Khách  hàng (Client Inquỉy) 
• Hợp đồng (Contract Trans Inquỉy) 
• theo Mã BĐS (Property Trans Inquiry)

Truy vấn theo BĐS/ khách hàng / hợp đồng

Tương tự Journal /Inquiry, cung cấp thông tin nhanh nhất về các nghiệp vụ liên quan tới một mã BĐS/ 1 khách hàng / hoặc một Hợp đồng.
Bạn có thể dùng cây chức năng hoặc các tính năng drill down để truy cập nhanh các chức năng này.

Với Client Inquiry. Bạn xem toàn bộ công nợ liên quan tới một khách hàng.
Ở đây bạn có thể 

• Chọn một dòng nghiệp vụ phải thu và bấm Collect để nhập phiếu thu tương ứng với nghiệp vụ đang chọn. Sau khi ghi sổ nghiệp vụ phải thu và nghiệp vụ thu sẽ được match (so khớp) với nhau. Nếu tỷ giá giữa khoản phải tu và phiểu thu khác nhau, người quản trị có thể thiết lập để tạo nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá hoặc update tỷ giá của n.vụ phải thu theo tỷ giá của nvụ thu.
• Chọn một , hoặc vài dòng nghiệp vụ thu tiền và bấm Invoice để nhập hóa đơn liên quan tới phiếu thu tiền.
• Transfer một nghiệp vụ phải thu sang khách hàng khác trong trường hợp khách hàng sang tay hợp đồng.
• So khớp (Match) , bạn chọn khoản phải thu và phiếu thu sao cho số tiền nợ / có = nhau. bấm nút Match để so khớp công nợ. Các khỏan phải thu sau khi so khớp sẽ được đánh dấu đã thanh toán. Nếu tỷ giá giữa khoản phải tu và phiểu thu khác nhau, người quản trị có thể thiết lập để tạo nghiệp vụ chênh lệch tỷ giá hoặc update tỷ giá của n.vụ phải thu theo tỷ giá của nvụ thu.
• Report - In báo cáo công nợ của một khách hàng.

In báo cáo công nợ cho nhiều khách hàng (Account Receivable Listing)

Bạn dùng chức năng này để in ra hàng loạt báo cáo công nợ theo tiêu chi bạn muốn.
Định dạng báo cáo được thiết kế bởi quản trị Phoebus. Nếu bạn cần thay đổi hoặc thêm mẫu báo cáo hãy liên hệ quản trị Phoebus.

Để in báo cáo bạn chọn tiêu chí lọc dữ liệu phiếu trên, Bấm đúp vào tiêu chí để chọn từ danh sách hoặc gõ trực tiếp giá trị vào. Sau đó chọn Report hoặc Excel để in báo cáo hoặc chuyển qua Excel.

Nút New - để thêm tiêu chí lọc mới. Delete để xóa bỏ một tiêu chí lọc.

Để lưu lại bộ tiêu chí cho các lần chạy sau. Bạn bấm nút Save và đặt tên cho tiêu chí của bạn.

In liệt kê các hóa đơn bán hàng 

Tương tự in báo cáo công nợ, bạn dùng chức năng này để in ra danh sách các hóa đơn bán hàng theo tiêu chi bạn muốn.