Tìm kiếm Blog này

Thứ Hai, 17 tháng 5, 2010

Truy vấn và báo cáo trong Phoebus



Truy vấn (Inquiry) và báo cáo (Report) đều hướng tới 1 mục đích: giúp người sử dụng tìm kiếm dữ liệu theo một tiêu chí mà anh ta muốn.
 Một truy vấn là một câu hỏi. Thực tế, đó cũng là một truy vấn trong Phoebus. Tóm lại, Phoebus cho phép bạn đưa ra một câu hỏi đã được thiết kế để trả về một số các bản ghi từ một bảng. Ví dụ “hãy hiển thị các đơn đặt hàng đã nhập trong 30 ngày gần nhất có giá trên 5000$”. Đây là một truy vấn, và bạn có thể tạo dễ dàng trong Phoebus.
  • Truy vấn thường đơn giản. Kết quả truy vấn tập trung vào một đối tượng. Ví dụ Account Inquiry trả về toàn bộ nghiệp vụ lien quan tới 1 Account. Journal Inquiry trả về nội dung nhật ký.
  • Kết quả truy vấn là một bảng có định dạng tùy ý, miễn sao giúp người sử dụng dễ theo dõi.
  • Kết quả truy vấn có thể được phân tích, tổng hợp tiếp nếu cần.
  • Kết quả truy vấn có thể dung như nguồn dữ liệu cho báo cáo.
  •  Báo trình bày kết quả đa dạng hơn. Tham số chạy báo cáo có thể đơn giản hoặc phức tạp. Ví dụ báo cáo liệt kê chi tiết sổ cái TK. Báo cáo lãi lỗ.
  • Báo cáo thường lập theo định dạng bắt buộc.
 Trong Phoebus các chức năng truy vấn thường mang tên Inquiry. Mỗi phân hệ đều có những truy vấn cung cấp thông tin theo yêu cầu sau 1-2 click chuột.




Truy vấn trong Phoebus

 Sử dụng truy vấn là cách nhanh nhất có được thông tin bạn cần.
Mỗi module trong Phoebus cung cấp một tập hợp các truy vấn thiết kế sẵn, giúp bạn truy cập nhanh tới bất kỳ thông tin nào sau 2 thao tác




Truy vấn trong phân hệ kế toán sổ cái


Truy vấn trong phân hệ Tài sản cố định

Truy vấn trong phân hệ kho





Truy vấn trong phân hệ mua hang.

Truy vấn trong phân hệ bán BĐS




Truy vấn trong phân hệ quản trị dự án

 Các truy vấn theo đối tượng trong kế toán sổ cái (Ledger Accounting)

1.     Journal Inquiry

Trả về nội dung một nhật ký.
Thực hiện qua 2 thao tác :
·       Click chức năng Journal Inquiry. Hoặc gõ lênh JQ vào hộp Action Box.
·       Chọn số nhật ký mà bạn muốn xem và bấm OK. Nội dung nhật ký bạn muốn xem thể hiện trên màn hình truy vấn.
 
Bạn có thể dùng các nút mũi tên để xem các nhật ký trước, sau nhật ký đang thể hiện trên màn hình.
 Bạn hãy thử làm các thao tác:
·       Truy vấn các nhật ký khác
·       Thay đổi nội dung nhật ký. (Amend Details)
·       Thay đổi diễn giải mở rộng (F2)  
·       Lưu lại những gì bạn vừa thay đổi
·       In những gì bạn thấy trên màn hình ra Excel.
·       Tải xuất nhật ký.
·       Tải nhập từ Excel
 Ghi chú : Bạn có thể in nội dung truy vấn ra dưới dạng báo cáo bằng lệnh Report / XL  

 2.     Account Inquiry

Trả về tất cả các nghiệp vụ liên quan tới 1 tài khoản.
Giống như truy vấn nhật ký Journal Inquiry, Truy vấn tài khoản Account Inquiry cung cấp các lệnh giúp thay đổi chi tiết (amend details), tách (split) và in (print) thành dạng html.
Ngoài ra truy vấn tài khoản còn cung cấp  các chức năng  bổ sung để thao tác với các nghiệp vụ phải thu , phải trả , cụ thể là :
·       Tạo nhật ký thanh toán tự động (Generate Payment)
·       Tạo nhật ký nhận nợ tự động (Generate Debit)
·       Phân bổ, so khớp (Matching) các khoản phải trả và các khoản thực trả.
·       Đánh giá tự động chênh lệch lãi lỗ, tạo bởi chênh lệch tỷ giá tại thời điểm phát sinh công nợ và thời điểm thanh toán.
 Thực hiện qua 2 thao tác :
·       Click chức năng Account Inquiry. Hoặc gõ lênh AQ vào hộp Action Box.

·       Chọn TK mà bạn muốn xem và bấm OK. Chi tiết TK bạn muốn xem thể hiện trên màn hình truy vấn.

Bạn hãy thử làm các thao tác:
·       Truy vấn các TK khác
·       Thay đổi nội nvụ. (Amend Details)
·       Thay đổi diễn giải mở rộng (F2)  
·       Lưu lại những gì bạn vừa thay đổi
·       In những gì bạn thấy trên màn hình ra Excel
.Ghi chú : Bạn có thể in nội dung truy vấn ra dưới dạng báo cáo bằng lệnh Report / XL

 3.     Ledger Inquiry

Chọn chức năng Ledger Inquiry để tìm các nhật ký, nghiệp vụ theo tiêu chí tùy ý.
 Sau khi chỉ ra các tiêu chí lọc. Nhấn Extract để trích xuất dữ liệu ra màn hình
 
Số lượng nghiệp vụ trả về có thể khá lớn. Như ví dụ trên, kết quả trả về là 32770 dòng.
Hãy đặt tiêu chí phù hợp để tìm kiếm. Truy vấn sẽ chạy nhanh hơn nếu số lượng nghiệp vụ trả về nhỏ.
Bạn hãy thử làm các thao tác:
·       Hãy ghi ra một tiêu chí mà bạn gặp trong công việc, và thực hiên truy vấn theo tiêu chí đó.
·       Hãy thực hiện lọc , nhóm , dữ liệu nếu số lượng nvụ trả về là lớn.
·       Thay đổi nội dung  nvụ,  diễn giải mở rộng (F2)  
·       Lưu lại những gì bạn vừa thay đổi
·       In những gì bạn thấy trên màn hình ra Excel
·       Lưu lại truy vấn của bạn.
·       Share cho người khác cùng sử dụng.

Thiết kế truy vấn (Query Designer)

Phoebus cung cấp công cụ để thiết kế và  truy vấn thông tin tùy biến dành cho người sử dụng. Với công cụ này người sử dụng có thể tạo các báo cáo để truy cập hầu hết các thông tin có trong hệ thống cơ sở dữ liệu. Query Designer làm việc với cả dữ liệu cho các phân hệ : Kế toán sổ cái, Tài sản cố định, mua hàng, bán hàng

 Để chạy một truy vấn đã thiết kế trước đó, chọn chức năng Query Designer. Chọn truy vấn cần thực hiện bằng nút  Query. Sau đó bấm nút Extract để chạy truy vấn.

Để thiết kế báo cáo, chọn tab Query Designer
Kéo và thả các mục dữ liệu từ Selection List sang Output Items để thể hiên mục dữ liệu đó trên báo cáo.
Kéo và thả mục dữ liệu từ Selection List sang Filters để lọc dữ liệu trích xuất ra báo cáo. From Value và To Value thể hiện khoảng giá trị mà mục dữ liệu phải thỏa điều kiện để được trích xuất.
Khi hoàn tất bấm OK.

Để chạy truy vấn, ta chỉ cần sử dụng chức năng RQ - Run Query. Chọn truy vấn cần chạy và tiến hành trích xuất

Bạn có thể :
·       Sửa đổi các giá trị From Value - To Value để chọn dữ liệu cần xem
·       Thêm tiêu chí mới bằng các bấm nút New trên thanh công cụ. Danh sách các trường dữ liệu sẽ hiện ra để bạn chọn. Sau khi chon trường dữ liệu mới, bạn sẽ phải đặt giá trị From Value - To value cho nó.
·       Bấm nút Extract để xem kết quả truy vấn. Bạn có thể thực hiện nhóm, lọc truy nguyên ở kết quả truy vấn
·       Bấm nút Report để xem kết quả truy vấn dạng báo cáo. Bạn không thể phân tích tiếp từ báo cáo
·       Bấm Excel để xem kết quả truy vấn dạng báo cáo trong môi trường Excel

Báo cáo nhanh từ truy vấn Phoebus

 Hãy đọc và làm thử :
http://www.spc-technology.com/download/thong-bao/dhocbaocaophoebusbangexcel
Bạn hãy thử làm các thao tác:
·       Hãy dùng Query Designer thiết kế một nguồn dữ liệu
·       Dùng Run Query để chạy Query bạn mới tạo ở bước trên
·       Bấm Report để chạy query với báo cáo ngầm định
·       Thiết kế lại báo cáo ngầm định 

Hãy tham khảo thêm 2 video hướng dẫn :

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét