Tìm kiếm Blog này

Thứ Hai, 18 tháng 10, 2010

Hướng dẫn nhập hóa đơn bán hàng trong PhoebusCE


Written by Nam Do Phuong   www.spc-technology.com

A- Nhập Liệu

 Quá trình nhập liệu rất đơn giản vì được hỗ trợ tối đa bởi các chức năng tự  động hóa, anh(chị) chỉ cần thực hiện vài thao tác cơ bản là có thể xuất ngay một hóa đơn trong vòng chưa tới 1 phút.
Sau đây, chúng tôi xin hướng dẫn và giải thích cụ thể ý nghĩa của từng bước nhập liệu để anh(chị) có thể nắm chắc quy tắc nhập và in hóa đơn ngay sau khi đọc xong bài viết này
 
Sau khi log in, anh(chị) sẽ thấy giao diện chính để thực hiện nhập liệu hóa đơn như sau:
 
1/ Tại ô lệnh gõ C/ Enter hoặc click chuột vào button Tạo mới

2/ Lúc này, ô Số H.Đơn nội bộ sẽ sáng lên
Số hóa đơn nội bộ (SHĐNB) sẽ tự động là số hóa đơn liền kề với SHĐNB đã sử dụng trước đó, và theo một định dạng SHĐNB chung nhất
tùy vào yêu cầu nội bộ của từng Doanh nghiệp, Mẫu của Số hóa đơn này sẽ được định nghĩa sẵn từ trước.
*tại đây, số hóa đơn của chúng tôi là HD-0026, liền kề với số HĐ mà chúng tôi đã sử dụng trước đó là HD-0025, anh(chị) cũng có thể tùy chọn SHĐNB không bắt buộc phải là số liền kề.

__ Nhấn enter  hoặc TAB để chuyển sang bước tiếp theo__

3/ Tiếp theo, ta sẽ nhập ngày nghiệp vụ
Chương trình sẽ tự động điền ngày nghiệp vụ theo ngày tháng trên đồng hệ thống tại máy tính của anh (chị)
*Anh(chị) hãy chú ý một chút tới đồng hồ của máy tính, nếu ngày tháng chạy sai, thì ngày và kỳ trong bước 3 này sẽ chạy sai theo.

4/ Nhấn enter để chuyển sang bước 4, nhập số HĐ Tài chính, tương tự như số hóa đơn nội bộ, SHĐTC sẽ được tự động điền theo mẫu được định nghĩa từ trước và là số liền kề với số HĐ đã sử dụng trước đó
  • Số HĐ tài chính gồm 2 phần Ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn

5/ Nhập ngày xuất hóa đơn, ngày xuất hóa đơn tại đây sẽ tự động là ngày diễn ra nghiệp vụ, nếu anh(chị) muốn ngày xuất là một ngày nào đó trong tương lai thì ta sẽ chỉnh sửa trong bước này.
 **Tại vùng nhập liệu này anh(chị) sẽ thấy một lá cờ, lá cờ này đi kèm với diễn giải, nó sẽ thể hiện cho ta biết, hóa đơn này đã được xuất chưa? Có thể chỉnh sửa nội dung hóa đơn được không? Hóa đơn này có bị hủy hay chưa?


   Có thể chỉnh sửa nội dung 
  Đã xuất, không thể chỉnh sửa
 Hóa đơn đã bị hủy

6/ Nhập mã số thuế của Khách hàng

Nếu là một khách hàng mới, anh(chị) nhập trực tiếp MST , ô bên cạnh nhập tên Doanh nghiệp, và địa chỉ của Doanh nghiệp nhập vào ô phía dưới, sau khi nhập xong, khách hàng mới này sẽ được đưa vào Danh sách Khách hàng, lần sau, ta sẽ không phải thực hiện công đoạn nhập mới nữa mà chỉ cần nhấn phím [F5] và lựa chọn Khách hàng.

** để thực hiện công đoạn này được nhanh hơn, ta có thể nhập 1 phần mã số thuế của Khách hàng

Ví dụ tại đây chúng tôi nhập 0394 vào ô Mã số thuế và nhấn Enter, ngay lập tức, danh sách khách hàng sẽ chỉ liệt kê những khách hàng có chứa dãy số này, sau đó, ta chọn đúng tên của khách hàng, việc nhập thông tin khách hàng sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều.
Anh (chị)  có thể lập danh sách khách hàng này từ trước trong phần Tên và địa chỉ của chương trình.

7/ Nhập tên người mua và tên nhân viên bán hàng - Nhân viên bán hàng có thể nhấn F5 để chọn lựa hoặc tên nhân viên sẽ được cố đinh với tên truy cập chương trình PhoebusCE

8/  Nhập hàng hóa vật tư xuất bán - tham khảo bài viết tạo mới HHVT (click here)
Tại cột mã HHVT anh(chị) nhấn F5 để chọn loại hàng hóa vật tư mà DN xuất bán, có thể thao tác nhanh tương tự như bước 6 bằng cách: gõ một phần của mã HHVT, nhấn enter để cửa sổ danh sách HHVT, chọn hàng hóa vật tư đó, ngay lập tức HHVT sẽ được liệt kê với đầy đủ chi tiết đã được định nghĩa từ trước.

 
Anh chị chỉ cần điền Số lượng HHVT, Chương trình sẽ tự động tính Thuế, thành tiền
mức thuế tại đây nếu được định nghĩa sẵn từ trước thì anh chị sẽ không cần phải nhập mức thuế vào cột mức thuế



Tại đây anh(chị) chú ý rằng, nếu HHVT được ấn định giá bán theo ngoại tệ thì phía trên phần hình thức thanh toán, anh (chị) chọn ô ngoại tệ là loại ngoại tệ mà hàng hóa được ấn định, chương trình sẽ đưa ra tỷ giá được định nghĩa từ trước và nhân với Giá bán để xác định giá thành HHVT


Nếu anh (chị) để trống phần ngoại tệ trong mục hình thức thanh toán này thì Chương trình sẽ tự động hiểu anh(chị) lựa chọn hình thức thanh toán theo Giá bán được xác định từ trước,thao tác này chỉ áp dụng cho các mặt hàng có giá bán và loại tiền thanh toán là 2 đồng tiền khác nhau

Xem thêm ví dụ về thanh toán theo tỷ giá tại đây

Tới đây, anh(chị) đã hoàn thành việc nhập một hóa đơn xuất bán HHVT

Kiểm tra lại hóa đơn lần cuối trước khi in


Sau khi đã kiểm tra đầy đủ click OK để Chương trình ghi nhận lại hóa đơn này

 

B/ Thực hiện xuất và in hóa đơn

 
Trên thanh tác vụ, anh(chị) click button “Xuất”  
Chương trình sẽ đưa ra khuyến cáo:
 
Chọn OK để Chương trình ghi nhận việc Xuất hóa đơn và khóa chức năng chỉnh sửa đối với hóa đơn đã xuất này.
 
Ví dụ tại đây tôi chọn mẫu HD1 (mẫu hóa đơn sẽ được chúng tôi thiết kế theo nhu cầu của quý khách hàng, hoặc quý khách hàng có thể tự thiết kế mẫu )
 
 Chọn lệnh in sau khi xem trước bản in
 

Như vậy chúng ta đã hoàn tất Quy trình nhập và in hóa đơn. Các bạn hãy tham khảo thêm các bài viết khác để hiểu rõ Chương trình PhoebusCE

Không có nhận xét nào:

Đăng nhận xét