Ngày nay, để phát triển, cạnh tranh và giành chiến thắng các công ty cần các quy trình hoạt động hiệu quả hơn. Nhiều công ty đã nhận ra giá trị thực sự của tự động hóa quy trình (workflow) như là một giải pháp để tăng mức độ hiệu quả. Quy trình giúp tối ưu hóa công tác quản lý, lưu thông tài liệu và trao đổi dữ liệu. Workflow cho phép các doanh nghiệp chuyển sang một cấp độ mới về hiệu suất và năng suất thông qua việc tự động hóa các nhiệm vụ thường xuyên lặp đi lặp lại.
Tại SPC Technology, chúng tôi tin rằng mỗi doanh nghiệp đều có những khác biệt và cần một quy trình. Để vận dụng được hiệu quả, một quy trình (workflow) phải đựoc tùy chỉnh tương ứng với các đặc thù của doanh nghiệp và đặc thù của ngành nghề. SPC cung cấp cho bạn một nền tảng mở để xây dựng và vận hành quy trình cho nhiều ngành nghề khác nhau. Sử dụng workflow, doanh nghiệp có thể giải quyết các vấn đề:- Tự động hóa quy trình làm việc. Tự động hóa cung cấp thông tin.
- Giải phóng bớt nhân lực khỏi các tác vụ lặp đi lặp lại.
- Tối ưu hóa quản lý dự án.
- Cải thiện mức độ cộng tác và năng suất trong đội nhóm.
- Tăng tốc độ ra quyết định.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí
Phoebus Workflow bao gồm các thành phần:
- Trình thiết kế biểu mẫu.
- Tổ chức nhân lực thành các trạm xử lý thông tin (biểu mẫu)
- Các quy tắc logic quyết định lộ trình của thông tin đến các tạm xử lý
- Các quy tắc thông báo tình trạng và cảnh báo các thông tin có vấn đề.
Trình thiết kế biểu mẫu
Thông tin, đối tượng xử lý tại các trạm, hầu như thay đổi cho từng doanh nghiệp, thậm chí từ giai đoạn hoạt động.Thông tin được thu thập tự động bằng máy móc hoặc thủ công bởi những người nhập liệu. Cách thức và thứ tự nhập thông tin cũng là một yếu tố khác biệt giữa các doanh nghiệp. Ví dụ ở một doanh nghiệp A khi nhập thông tin khách hàng, thao tác viên nhập tất cả : tài khoản ngân hàng, contact, số điện thoại, địa chỉ, người liên lạc. Ở một doanh nghiệp B khác thông tin khách hàng có thể do 2-3 thao tác viên xử lý. Nhân viên bán hàng nhập địa chỉ, contact. Nhân viên kế toán nhập hạn mức tín dụng, mã số thuế, thông tin hóa đơn. Chuyên viên luật nhập các điều khoản áp dụng cho khách hàng....
Nếu ta thiết kế mẫu biểu cho công ty A, khi áp dụng cho DN B chắc chắn việc nhập thông tin sẽ bị chồng chéo. Nếu biểu mẫu cho công ty B áp dụng cho công ty A sẽ gặp phản ứng tại sao nhập thông tin khách hàng không nhập cùng 1 form mà phải vào quá nhiều chức năng.
Một kích cớ không thể phù hợp cho tất cả !!!!
Trình thiết kế biểu mẫu (Phoebus Business Form Designer) giải quyết 100% vấn đề này, cho phép doanh nghiệp có thể thiết kế các form, mẫu biểu tùy theo yêu cầu của mình.
Thiết kế form là 1 tệp Excel . Tải về
Kết quả là form nhập liệu hoàn chỉnh.
Với Phoebus, bạn tạo toàn bộ quy trình trên bằng Excel, trong 10 phút.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần khoảng 15-20 form hoặc nhiều hơn nữa ? Bạn muốn có ngay lập tức với Phoebus Form Designer + Phoebus Workflow. Hay bạn muốn dành vài tháng thời gian, công sức, tiền bạc cho đội ngũ lập trình?
Tổ chức nhân lực thành các trạm xử lý thông tin
Sơ đồ tổ chức trong Phoebus đảm nhận việc- Tổ chức các trạm xử lý thông tin.
- Phân công nguồn lực vào các trạm xử lỷ thông tin.
Các quy tắc logic quyết định lộ trình của thông tin đến các trạm xử lý
Đây là yếu tố cốt lõi quyết định luồng lưu chuyển của thông tin. Thông thường thông tin được phê duyệt hoặc từ chối. Dựa vào các quy tắc định sẵn thông tin sẽ được chuyển tiếp tới nơi xử lý tiếp theo.
Trong nhiều trường hợp, nơi được chuyển tới phụ thuộc vào nội dung thông tin.
Ví dụ nếu đơn mua hàng nhỏ hơn 10 triệu sẽ được gửi tới trưởng nhóm . Nếu đơn hàng từ 10 - 100 triệu gửi tới trưởng phòng. Nếu giá trị đơn hàng lớn hơn nữa, nó cần được chuyển tới ban giám đốc.
Phoebus Expression cho phép cài đặt các quy tắc tính toán dựa trên nội dung của thông tin, trong trường hợp ví dụ trên, ta có thể đặt các quy tắc như sau :
(POValue < 10000000) hoặc (POValue > 10000000 AND POValue < 100000000)
Khi các biểu thức được tính toán và trả về kết quả, hệ thống sẽ tự quyết định nên chuyển tiếp thông tin cho ai vào bước tiếp theo.
Các quy tắc thông báo tình trạng và cảnh báo các thông tin có vấn đề.
Phoebus, khi thông tin được chuyển tới một trạm làm việc mới. Hệ thống cần gửi mail thông báo cho người có trách nhiệm xử lý.
Khi thông tin nằm tại một vị trí quá lâu mà chưa được xử lý. Hệ htống cần gửi mail cảnh báo sau 3/5/7 ... ngày cho cấp cao hơn.
Phoebus Mailer sẽ đảm nhiệm công việc này. Các mẫu email cũng được thiết kế với nội dung tùy biến.
Phoebus Workflow chỉ làm việc với dữ liệu của Phoebus ERP? Có thể áp dụng Phoebus workflow với các chương trình khác mà tôi đang có trong công ty?
HOÀN TOÀN CÓ THỂ
Vì các thiết lập của Phoebus là mở, nó có thể làm việc và tích hợp với bất kỳ hệ thông nào/.
- Cho phép kết nối tới các nguồn dữ liệu SQL/ ORACLE/ MySQL .... để truy cập các thông tin áp dụng cho luồng công việc
- Thiết lập các mẫu biểu tùy biến dựa trên các nguồn dữ liệu ở bước 1.
- Thiết lập tùy biến các trạm xử lý thông tin và các quy tắc luân chuyển thông tin.
- Thiết lập tùy biến hệ thống thông báo nhắc việc và cảnh báo quá hạn.
Dựa trên các dữ liệu trên, ta có thể thấy với Phoebus Workflow, ta có thể triển khai các quy trình công việc và các mô hình quản lý trong thời gian ngắn nhất. tiết kiệm chi phí nhất.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét